Informática para emprendedores: seguridad informática

Cada vez más, este tema está tomando mayor relevancia. Es posiblemente el más complicado de todos los relacionados con la informática, pues se requiere un auténtico especialista en la materia. A continuación hago un resumen de los ataques más habituales:

  • Virus. Representan el riesgo más conocido. Pueden venir a través del correo electrónico, programas pirata, documentos de texto, etc. Es fundamental en este caso tener un buen antivirus.
  • Spyware. Son programas que se dedican a analizar el ordenador y enviar información sobre el uso que se le está dando al mismo. Normalmente, forman parte de programas de un dudoso origen. Los antivirus más modernos incluyen módulos de detección de spyware y también hay programas específicos.
  • Intrusiones. Piratas informáticos (crackers), que se dedican a entrar en equipos informáticos con el objetivos de robar o destruir información o de convertir nuestro ordenador en un zombie. Esto se resuelve con un buen cortafuegos (firewall).
  • Phishing. Consiste en crear una página Web muy similar a la de una entidad financiera (habitualmente) para que, al entrar en la misma, se faciliten los datos bancarios de la víctima. La solución es no abrir correos sospechosos. Los programas de la fundación Mozilla (Firefox y Thunderbird) incorporan filtros contra el phishing.
  • Robos. Es en el que menos se piensa, pero no por ello menos probable. Tanto los equipos instalados en la sede de la empresa como los ordenadores portátiles que salen de la oficina, son objetos codiciados.

Las medidas de protección contra estos riesgos son:

  • Realizar una auditoría de seguridad periódicamente.
  • Tener antivirus actualizado en todos los ordenadores.
  • Tener un buen diseño de la red.
  • Hacer copias de seguridad.
  • Usar programas de un origen conocido, a ser posible de código abierto.
  • Desconfiar de cualquier correo electrónico sospechoso.
  • Desconectar el ordenador si se tiene evidencia de que se ha instalado un virus, un atacante, etc.
  • Tener una alarma en la oficina.

Informática para emprendedores: Google

Cuando se habla de Google, todo el mundo piensa en el buscador. Ésta, de por sí, ya es una buena herramienta gratuita para buscar lo que necesitamos. Es por eso que cuando hablaba de la importancia de la Web, remarcaba la necesidad de que esté bien posicionada en los buscadores, pues todo el mundo usa Google como punto de partida en la red.

Sin embargo, la oferta de Google no se acaba aquí. Ofrece una serie de servicios on-line, que complementan o sustituyen a los que se han comentado en artículos pasados. La principal ventaja que ofrecen es que no se necesita más que un navegador. No hay que instalar ningún programa adicional y se puede acceder desde cualquier ordenador. A continuación comentaré los que conozco, aunque hay muchos más.

Para empezar, ofrece un buen servicio de correo electrónico gratuito, Gmail. Se puede usar como particular, pero también con una cuenta de empresa. Las capacidades son extraordinarias (varios gigabytes) y es muy fácil de usar. Lo uso habitualmente y estoy encantado. Asociado a la cuenta de correo, está un servicio de mensajería instantáneo denominado Google Talk.

Otro servicio que me parece muy interesante es el de Google Docs y Hojas de cálculo. Con esta aplicación Web se pueden crear documentos y hojas de cálculo simples, sin necesidad de tener instalado ninguna aplicación. No tiene la potencia de una herramienta ofimática habitual, pero para muchos casos, es suficiente. Permite exportar los documentos en varios formatos, pero lo que realmente marca la diferencia es que se puede compartir el documento entre varias personas y que todos lo editen simultáneamente. Normalmente, sólo una persona puede editar un documento y, cuando ha acabado, guardarlo y dejar que otros lo continúen. Con Google Docs, todos a la vez lo pueden modificar. Yo lo he usado alguna vez así y el tiempo que se ahorra es importante.

La última herramienta de la que hablaré es Google Calendar. Como su nombre indica, es un calendario en el que poder apuntar citas, reuniones, visitas, etc. Se pueden crear varios calendarios (personal, profesional…) y, lo mejor de todo, compartirlos. De esta manera, todos los empleados y/o socios están sincronizados en cuanto a las tareas.

Existen otros muchos productos de Google, y más que irá ofreciendo. Echadle una ojeada y decidid cuales os interesan.

Informática para emprendedores: las copias de seguridad

En mi anterior artículo, en el que hablaba sobre el estrés, comentaba de la necesidad de hacer copias de seguridad. Hoy me voy a extender un poco más, porque se trata de algo primordial. Incluso para mí, que soy un tecnólogo, es un tema que suelo dejar de lado, pero que reconozco que es de vital importancia. Especialmente en la sociedad de la información, perder la información puede suponer perder la empresa.

Suponed que la oficina se incendia o os la desvalijan. Ordenadores, mobiliario, papeles, etc. se perderían. ¿Seríais capaces de volver a empezar? Si tenemos un seguro, podríamos recuperar el valor material perdido, pero la pregunta más concreta es, ¿podríais continuar trabajando en el punto en que se quedó antes del percance? Normalmente, el coste del material perdido es inferior al coste de los datos almacenados en los ordenadores. Es aquí donde las copias de seguridad tienen su importancia.

Para una empresa pequeña, es suficiente con grabar un CD o un DVD con los datos más importantes. Otra alternativa, en función de la cantidad de datos a almacenar, es comprar una unidad específica para hacer copias de seguridad. Como mínimo, una vez a la semana se debe hacer esta tarea. De esta forma, como mucho se perderá el trabajo de una semana, aunque si es cada día, mejor. Una última recomendación es que os llevéis la copia de seguridad a casa y la guardéis en la caja fuerte.

Cuando la empresa ya tiene un cierto tamaño, es aconsejable contratar un servicio externo de copia de seguridad. Se programa el servidor de tal forma que una vez al día, durante la noche, vuelque todos los datos a un servidor externo. Sobra decir que hay que estar seguro del tipo de empresa a la que se contrata estos servicios. De todas formas, nunca está de más encriptar los datos.

Actualización: mirad también este artículo sobre la importancia de las copias de seguridad.

Informática para emprendedores: navegador y cliente de correo

Continuando con la serie de informática para emprendedores, hoy hablaré de las dos herramientas más habituales para trabajar en Internet.

Por un lado, tenemos el navegador. Como siempre, estamos todos muy acostumbrados a pensar directamente en el Microsoft Internet Explorer como el único navegador de Internet. Otra vez, Microsoft tiene la culpa, al integrarlo con su sistema operativo, impidiendo la sana competencia. En lugar de este software, yo recomiendo encarecidamente el Mozilla Firefox. Funciona mucho mejor y es más seguro. Como casi todo el software que recomiendo, es gratuito y de código abierto. El único problema que presenta (y no es un problema del Firefox) es que hay páginas Web mal hechas, que sólo se ven bien en Internet Explorer, aunque esto es cada vez menos frecuente. Por ello, recomiendo tener los dos programas instalados: el Firefox como navegador por defecto y el Internet Explorer sólo para cuando realmente tengáis problemas. Para que no se me acuse de sectario, existe un tercer navegador en discordia, el Opera. No lo he probado nunca, así que no puedo dar referencias al respecto.

Por otro lado, está el gestor de correo electrónico. Otra vez, Microsoft nos quiere hacer creer que el Outlook o el Outlook Express son los únicos que hay. Sin embargo, la fundación Mozilla también provee su cliente de correo, el Mozilla Thunderbird. Como es habitual, se trata de un producto más seguro que el de Microsoft, a parte de más completo. Lo más destacable es que incorpora un filtro de correo no deseado, algo que Microsoft no ha incluido hasta hace bien poco. La única razón por la que utilizaría el Microsoft Outlook sería si estamos en un entorno corporativo que usa el Microsoft Exchange. Otra alternativa, aunque minoritaria, es Eudora. Tampoco lo he probado, aunque quienes lo usan no quieren cambiar de programa.

Informática para emprendedores: el paquete ofimático

Siguiendo con esta serie de artículos sobre informática para emprendedores, hoy hablaré del que sea posiblemente el paquete de software más utilizado: la suite ofimática. Uno de los errores habituales es creer que este paquete viene integrado en el propio sistema operativo, que forma parte de él. Sin embargo, hay que distinguirlos, pues son productos diferentes que se han de comprar a parte.

Como ya he explicado en un artículo anterior, estamos muy habituados a trabajar con la combinación de Microsoft Windows (sistema operativo) y Microsoft Office (suite ofimática). El paquete de Microsoft Office incluye Word, Excel, Acces, PowerPoint… También gracias a la política de marketing de Microsoft, se han convertido en estandares de facto. Sin embargo, no tenemos que olvidar el precio, que oscila según diversos parámetros que no me he dedicado a comprobar, pero que en la página de Microsoft para pequeñas empresas, son 670€. No olvidemos que este precio es por cada ordenador en el que se instale.

Por todo ello, yo recomiendo otra suite ofimática: OpenOffice. Precisamente, todos los artículos que escribo han sido editados con el editor de textos OpenOffice Writer. Es totalmente gratuita y compatible con la inmensa mayoría de documentos de Microsoft Office. Además, la funcionalidad es también la misma, con lo que se puede hacer lo mismo que con la suite de Microsoft. No tiene tampoco ninguna dificultad en ser usada.

Una de las razones por las que la gente no se atreve a probar esta herramienta, es que los clientes y proveedores utilizan Microsoft Office, con lo que no habría compatibilidad. La solución a esto es convertir los documentos a formato PDF, que viene integrado con OpenOffice, y enviarlos con este formato. En cualquier caso, aunque sigáis con Microsoft, recomiendo convertir todos los documentos a PDF. Es más difícil de manipular y está garantizado que se verá igual en todos los ordenadores. Todos conocemos como un documento Word se ve bien en nuestro ordenador y descuadrado en otro; en PDF esto no pasa.

En un artículo que escribiré más adelante, comentaré otras alternativas, pero que tienen un enfoque radicalmente diferente.

Informática para emprendedores: sistema operativo

Una vez se tiene elegido el hardware, hay que pasar a instalar el software adecuado. Como ya he comentado en un artículo anterior, recomiendo tener mucho cuidado con la piratería.

Lo primero que se ha de instalar es el sistema operativo. Teóricamente, existen un montón de alternativas, pero en la práctica hay dos o tres para elegir. No pretendo que un empresario entienda el proceso de instalación de un sistema operativo (que ni voy a explicar), sino que sepa lo que es y pueda entender que se le está vendiendo.

En resumidas cuentas, el sistema operativo es el conjunto mínimo de programas que un ordenador necesita para funcionar. En otras palabras, un ordenador, sin sistema operativo, no puede hacer absolutamente nada. Debido a la política de marketing de Microsoft, los usuarios de a pie confunden sistema operativo con todo lo que hay instalado en el ordenador. Pero quiero llamar la atención sobre este extremo, para evitar abusos de posición dominante de esta empresa. Esta política de marketing se denomina FUD.

El sistema operativo por antonomasia es Microsoft Windows, el que llevan más del 90% de los ordenadores personales. En el momento que se escriben estas líneas, acaba de aparecer la última encarnación de este sistema operativo, el Vista, con un precio de venta al público entre 199€ y 399€. Sin embargo, todavía no he leído ninguna crítica que recomiende encarecidamente su compra. Por tanto, creo que Windows XP es más que suficiente.

Si la empresa opta por los ordenadores de Apple, el sistema operativo por defecto es el MacOS, para muchos, netamente superior a Microsoft Windows. No es una decisión que se deba tomar a la ligera, pero si se está seguro de que un Macintosh es la mejor opción para la empresa, los resultados serán satisfactorios. Es más, cuando una persona prueba un Macintosh, no suele querer volver a un PC.

El tercer sistema operativo en discordia es Linux. Yo soy, personalmente, un firme defensor de este sistema operativo. Es algo así como defender la libertad de expresión en un mundo dictatorial. Sin embargo, reconozco que, para los no-técnicos, puede haber ciertos reparos en usarlo. Aún así, creo que en ciertas empresas, a partir de un tamaño determinado, puede ser conveniente hacer una migración de Windows a Linux, siempre que haya un soporte informático adecuado. En cualquier caso, todos los servidores de la empresa pueden funcionar con Linux sin ningún tipo de problema. El precio de una distribución Linux es muy variable. Desde los 0€ si se descarga de Internet (totalmente legal) hasta unos 100€ si se adquiere en tienda. Hay que tener en cuenta que por este precio, viene todo el software necesario, no sólo el sistema operativo, a diferencia de Microsoft.

Informática para emprendedores: la piratería

Como empresarios que estamos empezando, estamos muy tentados de acudir al mercado pirata para obtener el software que necesitamos. Lo entiendo perfectamente, pues los precios que se piden por los productos originales son exorbitantes. Sin ir más lejos, el producto estrella de Microsoft, el sistema operativo Windows, cada vez resulta más caro y no ofrece ninguna novedad de una versión a la siguiente. Sin embargo, quiero llamar la atención sobre este tema, no sólo por responsabilidad empresarial, sino por las consecuencias que puede tener adquirir software sin licencia.

No voy a entrar en discusiones acerca del modelo de negocio en el cual se cobra por licencia, ya que yo mismo estoy en contra de este enfoque. En sucesivos artículos propondré alternativas lícitas al software de pago. También es cierto que empresas como Microsoft, gracias a la piratería, se han convertido en el monopolio que son actualmente. No obstante, prácticamente cualquier empresa necesitará adquirir licencias de software y este artículo versa sobre este tema.

En 1988, las principales empresas del sector fundaron la Business Sofware Alliance. A través de esta alianza, los fabricantes de software pretenden erradicar la piratería, tanto a través de medidas informativas como coercitivas. Se han convertido en un grupo de presión gubernamental (también conocido como lobby), en el que presionan a los diferentes países para que legislen a su favor, como han conseguido en la mayoría de los casos. En su página Web ofrecen un formulario para poder denunciar, anónimamente si así se desea, casos conocidos de piratería. Tengo entendido que se potencia a los trabajadores a denunciar a sus patronos, mediante incentivos económicos, aunque no he podido confirmar este extremo.

Otro agravante del software ilegal es que no tiene derecho a actualizaciones. En el pasado, esto no se controlaba tanto, pero recientemente yo mismo he podido comprobar como ciertas actualizaciones fallan si no se puede comprobar que el programa es auténtico. En este caso, puede darse el caso de que tengamos nuestros equipos informáticos desprotegidos frente a nuevas amenazas de seguridad.

En resumen, no estoy a favor del software comercial si existe una alternativa libre, pero tampoco recomiendo la piratería.

Informática para emprendedores: hardware

Una de las partidas presupuestarias más importantes (en algunos casos, la más importante) en una nueva empresa es en equipamiento informático. A grandes rasgos, estamos hablando de comprar un ordenador por cada empleado (ya sea socio o asalariado), un servidor y una impresora. En este artículo hablaré de estos elementos y mis recomendaciones al respecto.

Empecemos por los ordenadores individuales. En el caso de que se opte por ordenadores de sobremesa, como mínimo, debería incorporar un procesador Intel o AMD de última generación (no es necesaria la máxima velocidad), 512MB de memoria RAM, disco duro de 80GB, pantalla plana de 15» LCD y lector de DVD. Quiero remarcar que este artículo se escribe en enero de 2007; todos sabemos que la evolución de la informática es vertiginosa y en poco tiempo se puede quedar desfasado el último modelo comprado. Se pueden conseguir por poco más de 600€ y a partir de aquí, se puede ampliar lo que se desee.

Cada vez más, las empresas compran ordenadores portátiles en lugar de los de sobremesa. Para un comercial es la compra obvia, pues se estará moviendo constantemente y necesita llevar consigo toda la información. Las consultoras también están optando por esta opción, ya que los empleados se han de desplazar a las oficinas de los clientes. En cualquier caso, siempre resulta útil tener al menos uno. Resultan un poco más caros, a partir de 1000€, pero los precios están bajando.

En cuanto al servidor, éste se hace imprescindible a partir de tres o cuatro trabajadores. Será el encargado de realizar tareas como gestionar los trabajos de impresión, almacenar los documentos compartidos, tener instalados los programas que necesitan un servidor, etc. Otra vez, las características comentadas para un ordenador individual son suficientes. A esto hay que añadir, por lo menos, una unidad de cinta para hacer copias de seguridad.

La impresora es recomendable que sea láser, para obtener una calidad buena. El desembolso inicial es más elevado que una impresora de tinta, pero el coste por hoja es más barato y, a la larga, sale a cuenta. Sugiero una con una velocidad razonable y, si se considera necesario, con un módulo para imprimir por las dos caras.

Una recomendación final, que podría parecer baladí, pero que mi experiencia me ha demostrado que no lo es. Habitualmente, se tiene a comprar el hardware más barato que se encuentra en el mercado, especialmente en los ordenadores de sobremesa. Sin embargo, yo recomendaría, especialmente para una empresa, comprar ordenadores de marca. Por un lado, la garantía y el servicio técnico que ofrecen suele ser superior al de otras empresas. Tampoco es mala idea contratar una solución de renting. Por otro lado y aunque parezca una tontería, el ruido que generan los ordenadores sin marca suele ser molesto, incluso insoportable; uno de marca tiende a ser silencioso.

Todo esto que he comentado, son los mínimos para una empresa que no tenga relación con el mercado técnico. Es obvio que una empresa de informática o de diseño gráfico necesitará equipos más sofisticados, aunque en este caso, es poco probable que esté leyendo este artículo. En general, recomendaría dejarse asesorar por un profesional, para estudiar las necesidades concretas.

Informática para emprendedores

Con este artículo empiezo una serie dedicada a la informática para emprendedores. Esta serie versará más sobre temas un poco técnicos, pero que creo que todo el mundo que monta una empresa debería saber. Además, dada mi experiencia previa, creo que es uno de los puntos en los que puedo aportar más en este blog.

Para todos los emprendedores, salvo los que tenemos una formación técnica, todo lo que se refiere a la informática “suena a chino”. Se suele subcontratar sin más, esperando que el proveedor resuelva todos los problemas técnicos. Sin embargo, la experiencia demuestra que esto no es así. No hace mucho, una amiga me comentaba que su padre, empresario, tenía constantes problemas con los programas que utilizaba y que su proveedor de estos servicios no le solucionaba. Por esto, es importante tanto tener unos conocimientos básicos sobre la materia como contratar los servicios de un buen profesional.

Imaginemos el siguiente escenario. Es 31 de diciembre, hay que cerrar el año contable. El programa de contabilidad, tiene algunos fallos y no nos permite hacer los ajustes que necesitamos. Llamamos al soporte técnico, pero todos se han ido ya de fiesta… Esta historia, que puede parece apocalíptica, es común en la pequeña y mediana empresa. Por esto es muy fundamental tener un buen mantenimiento informático y elegir cuidadosamente a la empresa que nos suministre estos servicios.

Muchas veces me he preguntado el porqué pasa esta situación, el porqué es tan común. La razón que le veo es que los titulados medios y superiores (especialmente estos últimos, entre los que me incluyo), no nos “rebajamos” a trabajar de simple “chico de la informática”. Siempre aspiramos a algo más, algo más reconocido socialmente. En consecuencia, la tareas de gestión de sistemas se suelen encomendar a gente sin titulación ni conocimientos, lo que redunda en una peor calidad.

Doy por hecho que todos los futuros empresarios saben utilizar un ordenador y tienen unos conocimientos básicos de informática. En este aspecto, los siguientes son mínimos imprescindibles:

  • Creación de documentos con un procesador de textos.
  • Utilización de hojas de cálculo.
  • Redacción y recepción de correos electrónicos.
  • Navegación por Internet.

Si alguno de vosotros no se siente del todo cómodo con un ordenador (aunque supongo que, en este caso, no estaríais leyendo este blog), os recomendaría que hicieseis algún curso de informática básica. No se necesita saber programar, ni mucho menos, pero sí entender como funciona un ordenador. Además, delegar estas tareas en otra persona, no siempre es una buena idea, sobre todo con temas confidenciales.

¿Qué temas os gustaría que tratase? ¿Cuáles han sido las frustraciones que habéis tenido con la informática?