Creando mi propia empresa

Éste es posiblemente uno de los pasos más simples del proceso de constitución de la empresa. De todas formas, a pesar de su sencillez, es un paso más en un proceso que parece que no se acaba nunca. Hay que hacerlo, tanto si trabajamos en casa como si hemos abierto una oficina, es decir, también es ineludible. Como viene siendo habitual, encontré muy poca información al respecto y la que me dieron no fue del todo veraz. Una vez más, la página Web de Barcelona Activa fue mi aliada.

Supongo que en cada comunidad autónoma es distinto, pero en el caso de residir en Cataluña, el modelo de instancia que se ha de rellenar se puede encontrar en la Web de la Generalitat: comunicación apertura de un centro de trabajo. Se ha de llevar a la delegación territorial de la consejería o departamento de trabajo que nos corresponda. En Barcelona, se encuentra en la calle Carrera, 12-14.

Si mal no recuerdo, hay que llevar dos copias de esta instancia y fotocopia del DNI. Esto fue en mi caso, pero si hay que hacer obras, las actividades que se llevarán a cabo son peligrosas o hay trabajadores contratados, hay que acompañar otra documentación. Os recomiendo que os informéis en dos o tres sitios distintos, ya que cada uno os dirá algo distinto.

Una de las preguntas más recurrentes que se suelen escuchar es como conseguir dinero para empezar un negocio. Hoy empiezo una serie en la que hablaré de las diferentes fuentes de recursos monetarios a las que podemos acudir, tanto en fases iniciales como para ampliar el capital.

Es muy habitual que alguien tenga una idea de negocio pero que se quede en el cajón, por falta de dinero. Desde mi punto de vista, creo que hay que enfocarlo completamente al revés. La primera pregunta que nos debemos hacer es qué es lo que queremos hacer con nuestras vidas. Si no os acabáis de convencer de que queréis crear vuestra propia empresa, os recomiendo que leáis las 10 razones para no ser empleado.

Una vez hayáis dado el paso de decidiros a crear una empresa, no os tenéis que preocupar en exceso por el tema de la financiación. Existen muchas fuentes de financiación y mucho dinero listo para ser invertido. Sólo tenéis que hacer atractiva vuestra oferta. En los artículos siguientes, iré hablando de estas fuentes de financiación.

Sin embargo, quiero hacer un inciso en este punto. ¿Realmente necesitáis financiación? Es cierto que, según la legislación española, para constituir una Sociedad Limitada se necesita un mínimo de 3000€ y que una Sociedad Anónima requiere de 60000€. Todo ello sin contar con el dinero que se haya calculado en el plan de empresa. Sin embargo, si optamos por la fórmula de empresario individual (lo que comúnmente se llama autónomo), no necesitamos desembolsar ninguna cantidad de dinero mínima.

Existen muchos negocios que no requieren apenas de inversiones. Podemos pensar en los técnicos que nos hacen las reparaciones en casa (electricistas, lampistas, pintores, etc.). Médicos y abogados pueden empezar con un simple local, que se puede alquilar a buen precio. No olvidemos que la mayoría de estos servicios se cobran al contado y en el acto, es decir, que casi desde el primer día hay ingresos.

Para todos los demás, explicaré de dónde obtener dinero para nuestra empresa.

Uno de los artículos que he visto que ha tenido más éxito es el que hablaba de la importancia de la página Web. En este artículo he recibido varios comentarios y todos me preguntaban lo mismo: por un servicios de hospedaje de Webs.

Antes de continuar con mis recomendaciones, querría hacer una pequeña reseña, especialmente orientada a los empresarios que no vienen del mundo de la tecnología. Se trata de la diferencia entre los conceptos hosting & housing:

• Hosting. Un proveedor nos alquila un ordenador, alojado en sus oficinas, ya sea en exclusiva o compartido con otros clientes.
• Housing. Un proveedor se encarga de administrar un servidor de nuestra propiedad, en sus locales.

Es decir, la diferencia fundamental reside en la propiedad del servidor: o es nuestro o es del proveedor.

Todo esto lo explico pues a la hora de contratar estos servicios, suelen aparecer estos nombres. La pregunta que nos tenemos que hacer es si vamos a tener una gran cantidad de tráfico en nuestra Web o poca. En cualquier caso, la típica recomendación es empezar con un hosting y pasar luego a un housing, si la situación así lo requiere, es decir, si estamos teniendo mucho éxito en nuestra Web.

Existen numerosas empresas que ofrecen estos servicios. Normalmente, ofrecen ambos servicios a precios distintos. En general, las empresas españolas suelen ser muy caras comparadas con las americanas, aunque hay excepciones. En los comentarios de la importancia de la página Web, recomendaban piensasolutions, empresa española con precios muy competitivos. De momento, yo estoy utilizando Guebs, que también me funciona bien a buenos precios y un servicio de atención al cliente sorprendente.  He ido probando ya varios, pero todos me han fallado antes o después. En cuanto a algunas americanas, he visto recomendado midphase. También hay algunas empresas que ofrecen precios realmente bajos: Dreamhost (esta la llevo usando ya más de un año), 2MHOST y 3.75hosting.

De todas formas, hay que fijarse que las condiciones que ofrecen son las necesarias. Suelen limitar la transferencia total mensual, el número de buzones de correo, espacio en disco… No hay una única respuesta, pero os recomiendo que miréis varias y elijáis la que mejor os sirva. Los ejemplos anteriores son sólo de referencia, para que tengáis una idea de precios y características.

Leyendo otras experiencias de emprendedores, me ha resultado especialmente chocante un error que parece que se comete más a menudo del que pensamos: incurrir en gastos inútiles. En una entrevista a Cipriano Suárez, él mismo hace el siguiente comentario:

“Si empezara de nuevo, gastaría más en tecnología y menos en muebles”

No tengo otros ejemplos a mano, pero en otros sitios he visto exactamente la misma frase. Por alguna razón, muchos empresarios noveles gastan mucho dinero en un flamante despacho, con los mejores muebles que han podido comprar. Me da la impresión que se imaginan ya como el director general de una multinacional, cuando en realidad son una empresa que no sabe si al día siguiente seguirá funcionando. En cambio, estas mismas personas consideran que la tecnología es algo prescindible. Cipriano cuenta como luego se dio cuenta de que es una necesidad básica.

Esto mismo lo explica Steve Pavlina en un artículo titulado 10 errores estúpidos cometidos por los nuevos empresarios, que ya mencioné de pasada al hablar de los errores típicos. En los puntos números 2 y 3, Steve habla de que es un error muy habitual gastar demasiado dinero, aunque también advierte de no gastar lo suficiente. Hay que aprovechar las oportunidades tecnológicas y los servicios profesionales externos actuales para ahorrar dinero allí donde se pueda.

En resumen, a la hora de empezar un nuevo negocio, tened mucho cuidado con los gastos (o inversiones) que vais a hacer. Recordad que cada euro (o dólar o peso o…) que gastéis, luego lo tendréis que recuperar en ingresos obtenidos de los clientes.

En mi experiencia personal, el plan de negocio inicial tenía inversiones iniciales de varios miles de euros. Tras reflexionarlo y recibir consejo externo, nos dimos cuenta que podíamos reducir estas inversiones y gastos de forma importante, con lo que nos quedaba un colchón financiero más grande. El ejemplo más claro ha sido el proceso de constitución, que lo he hecho enteramente yo, en lugar de acudir a un gestor para que me lo hiciese.

Desde que instalé ClusterMaps en mi blog el 27 de febrero de 2007, no he dejado de sorprenderme del lugar desde el que me leéis. Cuando empecé a escribir, no tenía pensado mucho al respecto del público al que me dirigía, simplemente escribía para dejar constancia de lo que estaba haciendo en mi proceso de creación de mi primera empresa. Pero al final se puede volver a comprobar como la información acaba llegando a la gente que la está buscando en Internet.

A pesar de residir en Barcelona (España), un número nada despreciable de lectores provenís de América. Me encanta saber que en lugares tan lejanos al mío hay gente con las mismas inquietudes que yo.

En uno de los blogs que sigo habitualmente, ALT1040, Eduardo Arcos ha comentado el rumor de una cena de emprendedores de Internet en México. Según él, se trata de algo más que un rumor, aunque todavía no se pueden dar más detalles.

Animo, pues, a todos aquellos que me seguís desde el país de habla hispana más poblado a acudir a dicha cena. Como se comenta en el artículo, es una buena oportunidad para establecer contactos, tal y como yo mismo he recomendado varias veces. Han habilitado una dirección de correo electrónico: emprendedoresmx2.0@gmail.com.

¿Sabéis de otras iniciativas similares fuera de España?

Actualización: Podéis ver más en Emprendi2.0.

Este es uno de los trámites que menos claros tengo de todos. La información que he recibido al respecto es hasta contradictoria. Yo contaré mi experiencia, pero no puedo garantizar que sea útil a todo el mundo. Mirando la web de la Seguridad Social, vienen una serie de trámites a seguir. En la página Web de Barcelona Activa, indican un proceso un poco distinto. Sin embargo, al ir a una oficina de la Tesorería de la Seguridad Social, me explicaron que bastaba con un simple trámite, mucho más sencillo que lo que había leído. En resumidas cuentas, que no estoy seguro si lo que hice es lo correcto.

Creo que la principal diferencia entre el caso general que he leído y el de mi situación es que en mi empresa no tenemos intención de contratar empleados, al menos por le momento. Esto implica que no hay que inscribir la empresa en la Seguridad Social, sino sólo a los socios.

El siguiente paso es saber en que tipo de régimen hay que inscribirse. Esto depende del control efectivo que se tenga sobre la empresa. La nueva normativa considera que un socio tiene control efectivo sobre la sociedad, si sus participaciones en el capital alcanzan o superan el 50%. Otro supuesto en el que, según la ley, el socio tendría control efectivo sería cuando su trabajo se considerase imprescindible para generar beneficio en la empresa y, además, contase con un 33,3 % del capital. Los socios trabajadores con funciones de dirección y gerencia, que además participen con al menos un 25% se encontrarían en la misma situación. Si se tiene control efectivo, hay que inscribirse en el Régimen Especial de Autónomos. Este fue justamente mi caso, así que será el que explique.

Hay que utilizar el impreso TA-0521 (también disponible en papel). No hay que rellenarlo todo, sino sólo la parte que nos afecte. Si presentáis el formulario de otros socios, estos han de rellenar otro formulario de autorización que os facilitarán en cualquier oficina de la Tesorería de la Seguridad Social.

Un detalle importante a elegir es el tipo de cotización que se desea. Hay una serie de parámetros a elegir:

• La base de la cotización. Hay un máximo y un mínimo, que cambia cada año. Normalmente, se empieza por el mínimo, y se va aumentando hacia el final de la cotización. Esta base es la que se utiliza para calcular la pensión de jubilación.
• Cobertura por incapacidad temporal. Se puede considerar un seguro de accidentes para autónomos. Se ha de tramitar con una mutua.
• Cobertura por contingencias profesionales. Es bastante similar al punto anterior, aunque no he acabado de entender la diferencia. La idea es tener un seguro, que se paga a parte, en caso de no poder trabajar.

Al ir a presentar estos formularios, hay que adjuntar una fotocopia de DNI y una copia de las escrituras de constitución por cada socio. Este requisito es un problema, pues piden el original para cotejarlo. Sin embargo, normalmente, a estas altura, el original está en el Registro Mercantil. Además, si en el plazo de uno mes desde el inicio de actividad no nos hemos inscrito en la Seguridad Social, incurrimos en recargos. En mi caso, me aceptaron la copia simple sin cotejar.

Según la fecha de inscripción, el primer mes de cotización, lo tenemos que pagar mediante manualmente. A partir de entonces, vendrán los cargos a la cuenta corriente especificada en el formulario TA-0521.

Uno de los dilemas al que nos solemos ver abocados es elegir el nombre de la empresa, en el caso de elegir una sociedad de responsabilidad limitada, exceptuando las SLNE (que no recomiendo bajo ningún concepto). En España, esto tiene una connotación especial, pues el Registro Mercantil Central nos lo tiene que aprobar. Ya he descrito este proceso al hablar de la certificación negativa de nombre. Por mi experiencia y la de otras personas, es recomendable utilizar un nombre largo y descriptivo. Se pueden utilizar nombres en inglés, lo que ayudará a evitar colisiones con otros nombres de empresa.

Sin embargo, este nombre de empresa no suele ser muy manejable ni fácil de recordar, especialmente a la hora de crear imagen de marca. Es por eso que se crea el nombre comercial, también llamado nombre fantasía o marca. La idea de este nombre comercial es que sea fácil de recordar, que evoque algo, que transmita algún tipo de información al consumidor, etc. Si tenéis la suerte que el nombre de empresa os satisface, no hace falta que busquéis un nombre comercial, pero cada vez más resulta difícil conseguir un nombre de empresa atractivo.

En el blog de Desencadenado, dan una serie de recetas para buscar el nombre comercial:

• Nombre fácil. La gente ha de recordar este nombre, poder pronunciarlo, escribirlo, etc. Un nombre obtuso, no será recordado. Pongamos por ejemplo la filial de telefonía de Telefónica. Todos conocemos el nombre de Movistar, que es un nombre atractivo; por el contrario, Telefónica Móviles España SAU, es un nombre gris, más propio de otros tiempos.

• Comprensible en otros idiomas. Pensemos en una posible expansión internacional. Si el nombre no se puede pronunciar en inglés u otro idioma, tendremos problemas en esos países. Me viene a la mente el coche Nissan Moco. No creo que en España tuviese éxito alguno, con este nombre.

• Procurar que evoque al negocio. Un nombre de marca que incluya, de alguna manera, la actividad de la empresa, ayudará a atraer clientes. Será rápidamente recordado, por la afinidad con el negocio.

• Dominio libre. Hay que asegurarse que no hay otra empresa que haya reservado este dominio en Internet. Este fue precisamente el mayor dolor de cabeza nuestro, pues cada vez que buscábamos un nombre, resulta que ya estaba cogido en Internet. En todo caso, que la empresa que tenga el mismo nombre no esté en nuestro sector. Los dominios más interesantes son .com y .es, para empresas españolas. Recomiendo acudir a godaddy para comprobar si el dominio está libre.

Finalmente, cabe comentar la conveniencia de registrar el nombre comercial. Es una decisión que ha de tomar cada uno a conciencia, o postergarla hasta el momento adecuado, pero cabe recordar que un nombre comercial que no esté registrado, puede ser registrado por cualquier otra persona y ponernos en un serio aprieto.

Mi recomendación en este aspecto es empezar sin registrar el nombre y cuando empiece a ser conocido registrarlo. De esta manera, se puede retrasar el gasto correspondiente, que suele ser de unos cuantos centenares de euros. Para ello, es conveniente acudir a un despacho profesional especializado en estos temas.

Con este artículo acabo ya la serie sobre informática para emprendedores. En los artículos anteriores, me he centrado fundamentalmente en el software más habitual que se suele encontrar en todas las empresas. Sin embargo, existen centenares, miles de paquetes informáticos que cubren una miriada de necesidades muy diversas. Sin ir más lejos, ayer estuve en el dentista (me tienen que quitar las muelas del juicio). Me sorprendió mucho el sistema informático que tiene instalado, pues en una sala me sacaron una radiografía y en otro ordenador se reproducía. Todo en digital.

Todos estos programas específicos de cada sector son totalmente desconocidos para mí o, al menos, no he tenido la oportunidad de tratar con ellos. Por tanto, no voy a hacer un comentario sobre estos, sino que voy a hablar de algo más general. En especial, quiero llamar la atención de todos vosotros para que tengáis mucho cuidado con lo que compréis. Recordad que muchos vendedores sólo están pensando en sus objetivos de final de mes, no en vuestras necesidades reales.

Existen dos siglas, que habréis leído alguna vez: ERP y CRM. Un ERP es un programa para gestionar los recursos de una empresa, desde los stocks hasta las finanzas. El más habitual es SAP, pero yo no he oído a nadie que esté contento con el mismo. Un CRM se utiliza para gestionar el trato con el cliente, empezando por el primer contacto, hasta para resolver cualquier reclamación. No tengo experiencia con ninguno de los dos, así que no puedo recomendar nada en concreto. Lo que sí que me parece fundamental es que el proveedor se involucre con vosotros. Recordad que será él a quien acudiréis en caso de problemas.

Para acabar, quería comentar un informe sobre el software libre. En él se explica que el uso de este tipo de software, podría aumentar la competitividad europea. Estoy seguro que esta afirmación es extensible a América del Sur, sobre todo viendo como Brasil está apostando fuertemente por este paradigma del software. Pero un empresario se preocupa por su negocio, no por la Unión Europea. Por eso hay otras razones de peso para decantarse por él a al hora de tomar decisiones empresariales. Esto no quiere decir que hay que elegirlo siempre, pero os conmino a que cuando tengáis que elegir un programa nuevo para vuestra empresa, penséis seriamente en uno de software libre. Éstas serían mis razones:

• Precio. Suele ser mucho más barato que el software propietario.
• Calidad. No hay que temer por que pueda ser un programa hecho por aficionados; la calidad es igual o superior a la de cualquier otro programa.
• Garantía. Si la empresa que os suministra el software quiebra, podréis contratar a otra para que os siga el mantenimiento.
• Seguridad. Podéis comprobar si los programas que os instaláis incluyen algún tipo de software espía, virus, etc., ya que el código fuente está disponible.

Para acabar esta serie, os pediría que dejaseis en los comentarios que programas específicos utilizáis en vuestra industria.

A todos los que me leéis, os deseo que paséis unos buenos días de Semana Santa. Nos vemos a la vuelta de las vacaciones.

Hace un tiempo me “tropecé” con un artículo muy interesante. Se encontraba en el blog de Jesús Encinar y se titulaba Montar una Empresa no es un Hobby. El tema de este artículo, como reza el título, viene a decir que no se puede crear una empresa en los ratos libres, sino que se requiere dedicación exclusiva al 100% (seguramente, algunos diréis 120%). En algunos momentos puede parecer un poco radical lo que Jesús explica:

“[...] ¿Tienes una hipoteca? Vende tu casa, comparte piso o vuelve con tus padres. ¿Demasiados gastos fijos? Que no se te caigan los anillos, baja tu nivel de vida al máximo. ¿Poco conocimiento del sector? Búscate un socio que sepa del negocio antes de empezar nada. ¿No tienes nada de dinero? Busca quien te lo preste para empezar. ”

Podemos enumerar varias razones por las cuales una empresa a tiempo parcial corre grandes riesgos:

• Tiempo. Todos estamos acostumbrados a jornadas maratonianas en nuestros trabajos por cuenta ajena, en los que si te vas a tu hora, te miran con mala cara, especialmente el jefe. ¿Cómo podemos imaginar que tras salir del trabajo como empleado podremos ponernos la gorra de empresario? Los que estéis casados, no os sorprendáis si vuestra pareja no os comprende. ¿El fin de semana? Después de una semana agotadora, lo último en lo que pensamos es en seguir trabajando el fin de semana.

• Inversores. Si estamos pensando en atraer a inversores externos, ¿cómo podemos esperar que nos dejen su dinero, si ni nosotros mismos estamos seguros de que nuestro negocio funcionará? Porque si estamos convencidos, ¿qué hacemos perdiendo el tiempo en otro trabajo?

• Arrojo. Supongamos que hemos conseguido empezar el negocio y vemos que hay futuro. Sin embargo surge la duda: ¿cuándo dar el paso de dejar el trabajo como empleado? Recuerdo una anécdota de Isaac Asimov en la que él comentaba que trabajaba como profesor en una universidad, al tiempo que escribía libros. Llego un momento, que ganaba más con los libros que con su sueldo de profesor, pero le costó dejar su empleo como asalariado, pues pensaba que al menos era un dinero fijo. Finalmente dio el paso y pudo dedicarse más tiempo a escribir y a ganar todavía más dinero.

Conozco un caso que está pasando exactamente así. Un amigo mío lleva más de un año con su empresa, pero todavía mantiene su anterior puesto de trabajo. Él mismo me ha dicho una vez que se había planteado cerrar la empresa, pues el esfuerzo que le requería era excesivo. A día de hoy, todavía compagina sus dos trabajos.

De todas formas, siempre hay excepciones. Si se tienen socios que se puedan dedicar más y hay un reparto justo de acciones, tareas y beneficios, entonces seguramente se llegue a buen puerto. Cuando hablo de justo, me refiero a lo que los propios interesados consideran justo.